Berikut ini adalah tahap-tahap yang dapat Anda lakukan dalam mengelola risiko keamanan data di lingkungan kerja.
1. Pengukuran Risiko
Pertama, lakukan risk assessment, yakni pengukuran risiko. Lakukan analisa mengenai risiko-risiko data apa saja yang mungkin dicuri, peran karyawan mana saja yang terekspos terhadap risiko, juga analisa bagaimana kebijakan teknologi di lingkungan kerja.
Pada umumnya, data-data yang rentan untuk dicuri antara lain adalah:
- Informasi rahasia
- Rahasia dagang
- Informasi hubungan dengan pelanggan, supplier, dan partner bisnis lainnya
- Informasi hubungan dengan prospek pelanggan
- Informasi mengenai tenaga kerja, dan skill-nya
2. Analisa dan Langkah Mengelola Risiko
Selanjutnya, analisa karyawan mana saja yang berpotensi untuk menghadirkan risiko tersebut. Biasanya adalah karyawan yang bisa langsung mengakses data dan informasi tersebut di atas, yang pada umumnya tidak tersedia secara bebas di perusahaan. Untuk mencegah risiko yang datangnya dari karyawan, maka dalam klausul kontrak dapat dimasukkan mengenai batasan-batasan bagi karyawan dalam mengakses dan memperlakukan data dan informasi tersebut.
Misalnya, karyawan tidak diperkenankan untuk membawa data dan informasi keluar dari kantor, kemudian seluruh hasil pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan adalah milik kantor dan tidak boleh dibawa ketika karyawan sudah tidak bekerja disana lagi, tidak boleh dibagi dengan orang lain, dan sebagainya. Anda juga harus membuat konsekuensi yang jelas mengenai pelanggaran peraturan ini.
Lalu bagaimana dengan kebijakan mengenai penggunaan hardware dan software yang selama ini dikeluarkan oleh kantor? Apakah kontrolnya sudah efektif? Hardware dan software merupakan perangkat yang menyimpan data-data Anda, sehingga perlu diterapkan kebijakan dan kontrol yang ketat. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil dalam mengelola risiko keamanan data.
Selalu gunakan password untuk mengakses database, dokumen dan file yang mengandung data dan informasi yang sensitif. Ini perlu untuk membatasi supaya hanya orang-orang tertentu saja yang dapat mengakses data dan informasi tersebut.
Amankan jaringan Anda dengan firewall dan antivirus, untuk mencegah pihak luar atau hacker menyusup ke dalam jaringan kantor Anda; mengirimkan trojan, virus atau spyware; dan mencuri data dan informasi yang sensitif.
Terapkan kebijakan penggunaan hardware yang ketat, seperti melarang perangkat eksternal seperti flash disk, MP3 player, hard disk external, CD, dan sejenisnya yang dapat digunakan untuk menyimpan data. Jangan ada CD/DVD writer, kecuali beberapa PC yang digunakan khusus untuk itu dan dikelola administrator. .
Anda juga dapat mengurangi risiko dalam menyimpan data sensitif dengan cara membuang data-data yang sudah tidak digunakan lagi. Namun Anda harus menyortir dengan ketat, jangan sampai data yang masih diperlukan oleh divisi lain terbuang. Sesuaikan juga dengan regulasi, yang mungkin mensyaratkan Anda untuk menyimpan data-data tertentu.
Kadang, perusahaan juga punya partner outsourcing yang menyimpan data-data, termasuk data sensitif. Jika demikian, maka tugas perusahaan harus menjamin bahwa partner outsourcing dapat menjaga data-data tersebut dengan serius. Mereka juga harus memahami konsekuensi jika data tersebut bocor ke tempat lain.
Data sensitif biasanya dijaga oleh karyawan-karyawan tertentu saja yang berkepentingan. Karena data itu begitu penting, oleh karena itu Anda harus memberikan reward yang pantas juga bagi karyawan tersebut, supaya memastikan bahwa karyawan tersebut menjaga datanya dengan baik. Jika tidak demikian, maka karyawan tersebut bisa saja lengah atau malah tergoda untuk menjual data ke pihak lain.
Terakhir, masalah mengamankan data ini, karena sifatnya strategis, maka harus dibangun awareness kepada seluruh karyawan di organisasi. Perusahaan harus menekankan pentingnya menjaga data sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang sudah berlaku, serta konsekuensinya jika terjadi pelanggaran.
